Já alguma vez participou numa reunião que foi
um verdadeiro desperdício de tempo, recursos e energia pessoal? Acredito que
sim, mas há forma de alterar esse resultado.
Para realizar reuniões produtivas e eficazes
comece por investir algum tempo na preparação das mesmas. Siga estes passos...
1. Defina o objetivo e resultado esperado
Pode convocar reuniões para informar,
recolher feedback, gerar
novas ideias, resolver problemas, tomar decisões, vender... enfim, para
diversos fins. Deve procurar transformá-los em objetivos claros, específicos e
mensuráveis, pois são eles que justificam a realização da reunião. A ideia é
não sair da reunião de mãos a abanar. Afinal, quais são os resultados que
espera obter no final da reunião?
2. Liste os assuntos através da técnica ABC
Se optar por tratar vários assuntos numa só
reunião, estabeleça prioridades. Para isso, coloque no início da agenda os
assuntos de categoria "A - deve tratar", a seguir os "B - devia
tratar" e por fim os "C - podia tratar", assim não corre o risco
de terminar a reunião com os assuntos mais importantes e urgentes por tratar.
3. Identifique os participantes
Convoque as pessoas certas, tendo em conta os
objetivos e assuntos da reunião. No caso de serem vários os participantes,
identifique um/a moderador/a, um/a secretário/a e os restantes participantes,
podendo estes ser permanentes (presentes do início ao fim da reunião) ou
temporários (chamados para um momento específico da reunião). Evite ter pessoas
na reunião a pensar: "o que estou aqui a fazer?".
4. Defina o local, a data e o horário
O local deve ser adequado ao objetivo,
formato e número de participantes da reunião e ter as condições logísticas
necessárias ao bom funcionamento da mesma. A data deve ser seleccionada a
partir da disponibilidade das pessoas que pretende convocar para a reunião,
ausculte-as para evitar a sua ausência com inúmeras desculpas. Procure, ainda,
definir a hora de início e de fim da reunião para que as pessoas estejam
conscientes da sua duração. Dessa forma, poderão gerir melhor os restantes
compromissos. Além disso, pode ser útil atribuir tempo a cada assunto a tratar
para evitar dispersão.
5. Faça seguir a convocatória
Elabore e divulgue a convocatória da reunião
com informação resultante dos passos apresentados anteriormente. Deve, ainda,
acrescentar o nome da pessoa/departamento que convoca a reunião e pode indicar
a documentação que os participantes devem levar (se aplicável).
6. Prepare a documentação, a sala e os
equipamentos
Providencie um dossier com todos os
documentos necessários para a reunião e faça cópias em quantidade suficiente.
Coloque as mesas e cadeiras na disposição mais adequada e disponibilize água,
papel e caneta. Prepare os materiais e equipamentos essenciais à reunião e
procure testá-los com a devida antecedência.
